E-Mail-Adresse vom Gast anfordern

Warum das nötig ist

Portale anonymisieren die Gastadresse — Sie bekommen bestenfalls eine Weiterleitungsadresse, die nach dem Aufenthalt erlischt.
Für Kurtaxe, Gästekarte und automatische Nachrichten brauchen Sie eine echte Adresse.
Der Weg über die Portal-Nachricht ist erlaubt und funktioniert, solange Sie Ihre Domain vorher freigeben (Schritt 1).

Booking.com: den richtigen Bereich finden

Alles, was Sie brauchen, liegt an einer Stelle beieinander — auch wenn der Weg dorthin nicht naheliegt.

Im Extranet oben auf Unterkunft
Im Ausklappmenü ganz unten auf Kommunikationspräferenz Nicht unter „Posteingang" suchen — dort ist es nicht.

Menü Unterkunft mit Kommunikationspräferenz — Der Eintrag steht als letzter im Menü **Unterkunft**.

Auf der Seite gibt es fünf Reiter — Allgemeine Einstellungen, Nachrichtenvorlagen, Automatische Antworten, Vorlagenplaner und Sicherheitseinstellungen. Drei davon brauchen Sie, und zwar in dieser Reihenfolge:

Sicherheitseinstellungen — hier geben Sie die Adresse frei (Schritt 2)

Nachrichtenvorlagen — hier schreiben Sie den Text (Schritt 3)

Vorlagenplaner — hier stellen Sie den automatischen Versand ein (Schritt 4)

Booking.com: Adresse freigeben

Booking filtert Links aus Nachrichten heraus — außer aus Adressen, die Sie vorher freigegeben haben. Ohne diesen Schritt kommt der Link beim Gast nicht an.

Reiter Sicherheitseinstellungen
Nach unten scrollen zu Ihre zugelassenen Links
Auf Link hinzufügen
app.quartiero.de eintragen und speichern

Zugelassene Links mit app.quartiero.de — Nach dem Speichern steht die Adresse in der Liste.

„Alle Links blocken" muss deaktiviert bleiben. Der Schalter steht direkt unter der Liste. Ist er aktiv, hilft auch eine freigegebene Adresse nichts mehr.

Auf derselben Seite oben stehen Ihre zugelassenen E-Mail-Adressen. Von dort verschickt Booking Nachrichten an Gäste — prüfen Sie, dass Ihre aktuelle Adresse eingetragen ist.

Booking.com: Vorlage anlegen

Im Extranet oben auf Posteingang
Kommunikationspräferenzen öffnen
Reiter Nachrichtenvorlagen
Vorlage erstellen wählen
Den Text unten einfügen
Sprache auf Deutsch, Name z. B. Sauerlandcard
Speichern

Sehr geehrte Familie [LAST_NAME],

vielen Dank für Ihre Buchung [RESERVATION_ID] vom [CHECKIN_DATE] bis
[CHECKOUT_DATE] in unserer Ferienwohnung [PROPERTY_NAME]. Wir freuen
uns auf Ihren Aufenthalt.

Für die Anmeldung zur Kurtaxe und die Digitale Sauerland Card benötigen
wir Ihre E-Mail-Adresse. Die Karte erhalten Sie damit vor der Anreise
direkt zugeschickt — sie gilt für Busse und viele Freizeitangebote in
der Region.

Am schnellsten geht es hier:
https://app.quartiero.de/m/[RESERVATION_ID]

Zur Sicherheit werden Sie dort nach Ihrem Anreisedatum gefragt. Danach
tragen Sie einfach Ihre Adresse ein — das dauert keine Minute.

Alternativ antworten Sie kurz auf diese Nachricht.

Herzliche Grüße
Gabriela Emde
Ferienwohnungen Emde

Booking-Vorlage mit Vorschau — Rechts zeigt Booking die Vorschau. Dort müssen überall echte Werte stehen — `1234567890` statt `[RESERVATION_ID]`.

Klammern vollständig? Fehlt eine schließende eckige Klammer, setzt Booking den Wert nicht ein und der Gast liest wörtlich [PROPERTY_NAME. In der Vorschau sofort erkennbar.

Booking.com: automatisch versenden

Ohne diesen Schritt müssten Sie die Vorlage bei jeder Buchung von Hand verschicken.

Reiter Vorlagenplaner
Bei „Wann möchten Sie die Vorlage verschicken?" auf Wenn ein Gast bucht
Unter „Welche Vorlage" Ihre Vorlage auswählen
Standardsprache auf Deutsch
Speichern

Vorlagenplaner mit Auslöser — „Wenn ein Gast bucht" ist der richtige Auslöser — je früher der Gast den Link bekommt, desto eher haben Sie seine Adresse.

Mehrsprachig: Über „Vorlagensprache hinzufügen" können Sie dieselbe Nachricht auf Englisch hinterlegen. Booking wählt dann nach der Sprache des Gastes.

Airbnb: Vorlage anlegen

Bei Airbnb heißen die Bausteine anders — statt eckiger Klammern fügen Sie sie über einen Knopf ein.

Im Gastgeben-Modus zu Nachrichten → Vorlagen
Vorlage erstellen, Titel z. B. Sauerland Card
Text schreiben und für die Platzhalter unten auf Angaben hinzufügen tippen
Benötigt werden: Nachname des Gastes, Bestätigungscode, Check-in-Datum, Check-out-Datum, Name des Inserats
Unter Inserate auswählen Ihre Unterkünfte anhaken
Speichern

Sehr geehrte Familie [Nachname des Gastes],

vielen Dank für Ihre Buchung [Bestätigungscode] vom [Check-in-Datum] bis
[Check-out-Datum] in unserer Ferienwohnung [Name des Inserats]. Wir freuen
uns auf Ihren Aufenthalt.

Für die Anmeldung zur Kurtaxe und die Digitale Sauerland Card benötigen
wir Ihre E-Mail-Adresse. Die Karte erhalten Sie damit vor der Anreise
direkt zugeschickt — sie gilt für Busse und viele Freizeitangebote in
der Region.

Am schnellsten geht es hier:
https://app.quartiero.de/m/[Bestätigungscode]

Zur Sicherheit werden Sie dort nach Ihrem Anreisedatum gefragt. Danach
tragen Sie einfach Ihre Adresse ein — das dauert keine Minute.

Alternativ antworten Sie kurz auf diese Nachricht.

Herzliche Grüße
Gabriela Emde
Ferienwohnungen Emde

Airbnb-Vorlage mit Bausteinen — Die Bausteine erscheinen als blaue Felder im Text. Sie lassen sich nicht abtippen — sie müssen über „Angaben hinzufügen" eingefügt werden.

Wichtig für den Link: In der Adresse muss der Bestätigungscode stehen, nicht der Name. Airbnb hat keine Buchungsnummer wie Booking — der Bestätigungscode (etwa HMH9BWAYXN) übernimmt diese Rolle.

Airbnb: automatisch versenden

In der Vorlage rechts bei Geplant für auf Bearbeiten
5 Minuten nach der Buchung eines Gastes wählen
Auf Anwenden, dann Speichern

Airbnb Zeitpunkt der geplanten Nachricht — „5 Minuten nach der Buchung" ist die früheste Option und damit die richtige.

Steht dort „Nicht geplant", wird die Vorlage nur auf Zuruf verschickt. Erst nach dem Speichern mit gewähltem Zeitpunkt läuft es automatisch.

Was der Gast sieht

Der Gast tippt auf den Link und gibt zuerst sein Anreisedatum ein. Das ist die Bestätigung, dass er es ist — die Buchungsnummer allein wäre ratbar.

Erster Schritt: Anreisedatum — Nur Ziffern tippen, die Punkte setzt die Seite selbst.

Stimmt das Datum, sieht er Ihre Firmendaten, Ihr Logo und seine Buchung. Erst dann trägt er seine Kontaktdaten ein.

Zweiter Schritt mit Gastgeberdaten — Name und Telefon sind freiwillig. Gerade bei Airbnb, wo oft nur ein Vorname übermittelt wird, ist der vollständige Name wertvoll.

Damit Ihre Daten dort erscheinen, müssen sie in quartiero hinterlegt sein: Einstellungen → Stammdaten für Firma, Anschrift und Telefon, und dort auch das Logo. Fehlt das Logo, erscheint nur der Firmenname — auch das wirkt schon deutlich verbindlicher als eine anonyme Seite.

Wenn die Buchung noch nicht eingelesen ist

Die Buchungsnummer steht erst dann in quartiero, wenn die Buchung importiert wurde — per Pulse-PDF oder weitergeleiteter Mail. Der Gast bekommt die Nachricht aber sofort nach der Buchung.

Für diesen Fall gibt es eine Zwischenablage: Die Angaben werden vorgemerkt und automatisch zugeordnet, sobald die Buchung eintrifft.

Hinweis, dass die Buchung noch verarbeitet wird — Der Gast muss nichts weiter tun. Die Zuordnung passiert später von selbst — geprüft wird dann, ob Buchungsnummer und Anreisedatum zusammenpassen.

Für Sie heißt das: Leiten Sie neue Buchungen zeitnah an quartiero weiter. Je früher die Buchung eingelesen ist, desto eher stehen die Gastdaten vollständig zur Verfügung.

Häufige Fragen

Was erfahrungsgemäß aufkommt.

Der Link erscheint beim Gast nicht als Link

Dann fehlt die Domain-Freigabe aus Schritt 1, oder die Adresse wurde ohne https:// eingetragen.

Mit https://app.quartiero.de/m/[RESERVATION_ID] wird sie anklickbar. Ohne das Präfix erscheint sie nur als Text — der Gast kann sie dann abtippen, was die Rücklaufquote senkt.

Kann jemand fremde Buchungsdaten sehen?

Nein. Vor der Bestätigung zeigt die Seite nichts Buchungsbezogenes. Erst wenn Buchungsnummer und Anreisedatum zusammenpassen, erscheinen Unterkunft und Zeitraum — beides kennt der Gast ohnehin aus seiner Bestätigung.

Zusätzlich sind die Versuche begrenzt: zwölf pro Viertelstunde je Absender. Systematisches Durchprobieren ist damit ausgeschlossen.

Was, wenn schon eine Adresse hinterlegt ist?

Die bleibt stehen. Ihre gepflegte Angabe hat Vorrang.

Weicht die vom Gast genannte ab, geht sie nicht verloren — sie wird an der Buchung vermerkt, sodass Sie beide sehen und entscheiden können.

Der Gast antwortet lieber auf die Nachricht

Das funktioniert weiterhin, deshalb steht es als Alternative im Text. Booking leitet die Antwort an Ihre hinterlegte Adresse weiter.

Sie tragen die Adresse dann von Hand in die Buchung ein. Der Link ist der bequemere Weg, weil dabei nichts abgetippt werden muss.

Funktioniert das auch bei Airbnb?

Ja, sofern Airbnb den Link durchlässt — die Regeln unterscheiden sich von Booking. Probieren Sie es mit einer Testnachricht an sich selbst.

Bei Airbnb ist der Gewinn sogar größer: Dort wird oft nur ein Vorname übermittelt, und über das Namensfeld auf der Seite bekommen Sie den vollständigen.