Kalender mit den Portalen verbinden

Wie der Abgleich funktioniert

iCal ist ein Format, mit dem Kalender ihre belegten Zeiträume austauschen. Jedes Portal stellt dafür eine Adresse bereit — einen langen Link, der nichts weiter enthält als eine Liste von Zeiträumen. Kein Gastname, keine Preise, keine Kontaktdaten. Nur: von wann bis wann belegt.

Wichtig ist, dass es zwei Richtungen gibt. Das ist die Stelle, an der die meisten hängenbleiben — und der Grund, warum Sie je Portal zwei Links eintragen.

Import — Sie tragen die Adresse des Portals in quartiero ein. quartiero ruft sie regelmäßig ab und legt neue Buchungen an. Standardmäßig alle 15 Minuten.
Export — Sie tragen die Adresse von quartiero im Portal ein. Das Portal ruft sie ab und sperrt die Zeiträume, die anderswo belegt sind. Wie oft, bestimmt das Portal — zwischen zwanzig Minuten und mehreren Stunden.

Beide Richtungen sind nötig. Richten Sie nur den Import ein, sieht quartiero zwar alle Buchungen — die Portale wissen aber nichts voneinander und vergeben denselben Zeitraum doppelt. Richten Sie nur den Export ein, sperren die Portale zwar korrekt, aber in quartiero fehlen die Buchungen.

Weil beide Seiten nur in Abständen abrufen, ist ein Abgleich nie sofort. Zwischen einer Buchung bei einem Portal und dem Moment, in dem alle anderen davon wissen, vergeht Zeit — je nach Portal zwanzig Minuten bis einige Stunden. In diesem Fenster ist eine Doppelbuchung technisch möglich. Kürzer bekommt man es nicht; das gilt für jede Software, die iCal verwendet.

Die richtige Anordnung — bitte zuerst lesen

quartiero gehört in die Mitte. Jedes Portal wird mit quartiero verbunden — in beide Richtungen, wie oben beschrieben. Die Portale werden nicht untereinander verbunden.

Verbindet man die Portale zusätzlich direkt miteinander, entsteht ein Kreis. Das sieht auf den ersten Blick nach doppelter Sicherheit aus, verursacht aber zwei Probleme.

Erstens: doppelte Einträge. Eine Buchung bei Booking.com erreicht quartiero auf zwei Wegen — direkt und noch einmal über FeWo-direkt, das sie ebenfalls kennt. Beide Portale vergeben eigene Kennungen; für quartiero sind das zwei verschiedene Buchungen. In Ihrem Kalender steht der Zeitraum dann doppelt, und in der Auswertung zählt der Umsatz zweifach.

Zweitens: Stornierungen laufen im Kreis. Wird bei Booking.com storniert, meldet quartiero Ihnen den frei gewordenen Zeitraum zur Bestätigung. Bis Sie freigeben, bleibt er gesperrt — auch bei FeWo-direkt. Hat FeWo den Zeitraum aber zusätzlich direkt von Booking und gibt ihn bereits frei, sperrt der quartiero-Link ihn beim nächsten Abruf erneut. Der Zeitraum wandert zwischen den Systemen hin und her, statt einfach frei zu werden.

Schon direkt verbunden? Entfernen Sie die Verbindung zwischen den Portalen — nicht die zu quartiero. In den Portalen heißt das meist „Externen Kalender entfernen" oder „Kalender-Verknüpfung löschen". Danach bleibt alles verbunden, nur eben sternförmig statt im Kreis.

Bereits doppelt angelegte Buchungen verschwinden dadurch nicht von selbst. Sie erkennen sie im Kalender daran, dass derselbe Zeitraum zweimal erscheint — löschen Sie den Eintrag, der nicht vom buchenden Portal stammt.

Bevor Sie anfangen

Ihre Zugangsdaten für die Portale, die Sie nutzen.
quartiero in einem zweiten Fenster geöffnet — Sie wechseln mehrfach hin und her.
Bei mehreren Wohnungen: Rechnen Sie mit einem Durchgang je Wohnung und je Portal. Jede Unterkunft hat eigene Links.

Immer beide Richtungen. Ein Kalender-Link überträgt nur in eine Richtung. Sie brauchen deshalb pro Portal zwei Verbindungen: den Link des Portals in quartiero eintragen, und Ihren quartiero-Link im Portal eintragen. Wird nur die erste eingerichtet, sehen Sie zwar Portalbuchungen bei sich — aber Ihre Direktbuchungen bleiben im Portal buchbar. Genau daraus entstehen Doppelbuchungen.

Was übertragen wird. Zeitraum, belegt oder frei, und meist nur der Vorname des Gastes. Keine E-Mail-Adresse, keine Telefonnummer, keine Preise. Wie oft ein Portal Ihren Link abruft, bestimmt das Portal selbst — üblich sind mehrere Stunden. Eine Buchung für morgen sollten Sie deshalb zusätzlich im Portal sperren.

Ihren quartiero-Link kopieren

Diesen Link tragen Sie später in jedem Portal ein.

In quartiero links im Menü iCal-Sync öffnen
Die Unterkunft heraussuchen, um die es geht
Bei quartiero Export-URL dieser Unterkunft auf Kopieren tippen Der Link endet auf .ics.

Jede Wohnung hat einen eigenen Link. Die Adressen sehen einander sehr ähnlich. Verlassen Sie sich auf die Schaltfläche bei der richtigen Unterkunft — ein vertauschter Link sperrt die falsche Wohnung, und das merken Sie erst bei der nächsten Buchung.

Booking.com verbinden

Zuerst den Link von Booking.com holen, dann Ihren eintragen.

Link von Booking.com holen

Im Extranet anmelden
Raten & Verfügbarkeit → Kalender öffnen Je nach Ansicht heißt der Punkt Kalender & Preise.
Kalender synchronisieren wählen
Auf Kalender exportieren tippen, dann Link kopieren Wählen Sie bei den Exportoptionen gebuchte und geschlossene Tage — sonst fehlen Ihre manuell gesperrten Zeiträume.
In quartiero unter iCal-Sync bei der Unterkunft einfügen und speichern

Ihren quartiero-Link eintragen

Zurück im Extranet auf Kalender synchronisieren bleiben
Kalenderverbindung hinzufügen wählen
Den quartiero-Link einfügen und bestätigen Der Status steht zunächst auf „Aktivierung" und wechselt nach einigen Minuten. Das ist normal.

Airbnb verbinden

Beide Richtungen liegen bei Airbnb an derselben Stelle.

Link von Airbnb holen

Unter Inserate das betreffende Inserat öffnen
Zu Kalender → Verfügbarkeit gehen
Im Bereich Kalender synchronisieren auf Kalender exportieren tippen
Den angezeigten Link kopieren und in quartiero unter iCal-Sync einfügen

Ihren quartiero-Link eintragen

Gleicher Bereich: Kalender synchronisieren
Kalender importieren wählen
Den quartiero-Link einfügen und einen Namen vergeben Zum Beispiel „quartiero" — bei mehreren Wohnungen besser mit dem Wohnungsnamen dahinter.

FeWo-direkt verbinden

Bei FeWo-direkt (Vrbo) sind Export und Import als Schritt 1 und Schritt 2 untereinander angeordnet.

Link von FeWo-direkt holen

Im Vermieterbereich anmelden, bei mehreren Unterkünften das Inserat wählen
Im Menü Kalender öffnen
Unter Einstellungen die Registerkarte Verfügbarkeit wählen
Bei Kalendersynchronisierung den Export-Schritt öffnen und auf Link kopieren tippen Die Option, Buchungen unter Vorbehalt mitzuexportieren, besser weglassen. Sie ist für private Kalender gedacht; auf einer Buchungsplattform sperrt sie sonst Zeiträume, die nie bezahlt werden.
In quartiero unter iCal-Sync einfügen und speichern

Ihren quartiero-Link eintragen

Gleiche Stelle: Kalendersynchronisierung
Kalender importieren wählen
Den quartiero-Link im Feld Kalender-URL einfügen
Einen Namen vergeben — höchstens 30 Zeichen Bis importierte Termine erscheinen, können rund 20 Minuten vergehen.

Weitere Portale

Auch die meisten anderen Portale können Kalender austauschen — etwa Traum-Ferienwohnungen, Holidu, Ferienhausmiete.de, Ferienwohnungen.de, Fewo24, Fewo-von-privat, bestfewo oder, in Österreich, die Systeme der Tourismusverbände. Wo genau die Funktion sitzt, ist von Portal zu Portal verschieden und ändert sich gelegentlich.

Das Muster ist aber überall dasselbe:

Im Vermieterbereich nach Kalender, Verfügbarkeit oder Synchronisieren suchen
Dort den Export-Link kopieren und in quartiero unter iCal-Sync einfügen
Im selben Bereich Ihren quartiero-Link eintragen — das ist die zweite Richtung

Finden Sie es nicht, fragen Sie beim Portal nach. Der Support dort weiß, wo der Kalender-Link steht, und viele Portale halten eine eigene Anleitung im eingeloggten Bereich bereit. Eine kurze Frage an den Support ist schneller als langes Suchen — und Sie bekommen die Antwort für die aktuelle Oberfläche.

Bietet ein Portal keinen Kalender-Link an, pflegen Sie die Belegung dort weiterhin von Hand. Das betrifft vor allem Agenturmodelle, bei denen der Kalender ohnehin von der Agentur geführt wird.

Prüfen, ob es läuft

Ein kurzer Test erspart später viel Ärger.

In quartiero eine Sperrzeit auf einen Tag legen, an dem sonst nichts los ist
Ein paar Stunden vergehen lassen
Im Portal nachsehen, ob dieser Tag dort als belegt erscheint Ist er noch frei, wurde Ihr quartiero-Link im Portal nicht eingetragen — das ist die Richtung, die am häufigsten fehlt.
Die Sperrzeit wieder entfernen

Haben Sie Geduld beim Test. Die Portale rufen Ihren Link in eigenen Abständen ab. Wenn nach einer Stunde nichts passiert ist, heißt das noch nicht, dass etwas falsch eingerichtet wurde.

Wenn ein Gast storniert

Verschwindet eine Buchung aus dem Kalender eines Portals, gibt quartiero den Zeitraum nicht automatisch frei. Sie bekommen eine Meldung und entscheiden selbst.

Das ist Absicht: Eine Buchung kann auch aus anderen Gründen aus einem Kalender verschwinden — eine Störung beim Portal, eine geänderte Kennung, ein verkürzter Zeitraum. Ein zu früh freigegebener Tag führt zur Doppelbuchung; ein Tag, der ein paar Stunden zu lange gesperrt ist, kostet nichts.

Wo	Zustand bis zu Ihrer Freigabe
quartiero	Zeitraum bleibt gesperrt, mit Hinweis
Das Portal, bei dem storniert wurde	frei — es bekommt seine eigenen Buchungen von quartiero nicht zurück
Die übrigen Portale	bleiben gesperrt

Nach Ihrer Freigabe in quartiero ist der Zeitraum beim nächsten Abruf überall wieder buchbar. Wie lange das dauert, bestimmt das Portal — meist zwischen zwanzig Minuten und einigen Stunden.

Wenn etwas nicht klappt

Die Fälle, die in der Praxis vorkommen.

Der Link wird nicht angenommen

Beginnt er mit webcal://, ersetzen Sie diesen Teil durch https://. Sonst bleibt alles unverändert.

Prüfen Sie außerdem, ob beim Kopieren ein Leerzeichen mitgekommen ist oder der Link abgeschnitten wurde.

Portalbuchungen kommen an, aber meine Sperrungen nicht ins Portal

Dann ist nur eine Richtung eingerichtet. Ihr quartiero-Link fehlt im Portal.

Gehen Sie im Portal noch einmal auf die Seite zur Kalendersynchronisierung und tragen Sie ihn dort ein — bei Booking.com unter „Kalenderverbindung hinzufügen", bei Airbnb und FeWo-direkt unter „Kalender importieren".

Gesperrte Tage von Booking.com fehlen bei mir

Booking.com fragt beim Export, was übertragen werden soll. Ist dort nur „gebuchte Tage" gewählt, bleiben Ihre manuell geschlossenen Tage außen vor.

Rufen Sie den Export erneut auf und wählen Sie gebuchte und geschlossene Tage.

Alles ist um einen Tag verschoben

Meist trifft die Abreise des einen Gastes auf die Anreise des nächsten. Manche Portale zählen den Abreisetag noch als belegt, andere nicht.

Unter iCal-Sync lässt sich in quartiero ein Puffer einstellen, der solche Überschneidungen abfängt.

Die falsche Wohnung wird gesperrt

Dann wurden zwei Links vertauscht — sie unterscheiden sich oft nur in wenigen Zeichen.

Kopieren Sie den Link in quartiero noch einmal bei der richtigen Unterkunft und ersetzen Sie ihn im Portal. Prüfen Sie dabei auch die andere Wohnung.

Es kommt gar nichts an

Geben Sie es zunächst ein paar Stunden — der Abruf läuft nicht sofort.

Bleibt es leer, kopieren Sie den Link im Portal neu. Portale erneuern ihre Adressen gelegentlich, und dann zeigt der alte Link ins Leere.

Warum sehe ich keine E-Mail-Adresse des Gastes?

Über einen Kalender-Link werden nur Zeitraum, Status und meist der Vorname übertragen. Das ist keine Einschränkung von quartiero, sondern die Grenze des Verfahrens.

Für Kontaktdaten von Booking.com- und Airbnb-Gästen gibt es eine eigene Anleitung: „E-Mail-Adresse vom Gast anfordern".

Wie schnell wird eine Sperrung übernommen?

Das ist von Portal zu Portal sehr unterschiedlich — von etwa zwanzig Minuten bis zu mehreren Stunden. Den Takt bestimmt immer das Portal.

Deshalb gilt für kurzfristige Zeiträume: Bestätigen Sie eine Direktbuchung erst, wenn Sie sie eingetragen haben, und sperren Sie knappe Termine zusätzlich im Portal selbst.